X:0000 Y:0000
POLITYKA PRYWATNOŚCI HYDRA ARMS SP. Z O.O. W KRAKOWIE
§ 1. Postanowienia ogólne
- 1.Administratorem danych osobowych zbieranych za pośrednictwem Serwisu Internetowego działającego pod adresem https://hydra-arms.com (oraz powiązanych podstron i wersji roboczych) jest HYDRA ARMS Sp. z o.o. z siedzibą w Krakowie (30-614), ul. Cechowa 44B, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0001111593, posiadająca numery NIP: 6793302181 oraz REGON: 528976880, o kapitale zakładowym w wysokości 5.100,00 PLN (dalej zwana: „Administratorem”).
- 2.Kontakt z Administratorem w sprawach związanych z ochroną danych osobowych oraz realizacją praw osób, których dane dotyczą, jest możliwy za pośrednictwem:
- a)adresu poczty elektronicznej: rodo@hydra-arms.pl
- b)formularzy kontaktowych w ramach Serwisu.
- c)poczty tradycyjnej na adres siedziby: ul. Cechowa 44B, 30-614 Kraków.
- 3.Administrator oświadcza, że przetwarza dane osobowe użytkowników Serwisu (dalej: „Klienci” lub „Użytkownicy”) w zgodności z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, dalej: „RODO”), a także polską ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych.
§ 2. Zakres, cele, podstawy prawne i okresy przechowywania danych
Administrator przetwarza dane osobowe w ramach następujących procesów i celów operacyjnych:
1. Rejestracja i prowadzenie Konta Klienta w Sklepie
Zakres danych:imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, adres zamieszkania/dostawy, hasło (w formie bezpiecznie zaszyfrowanej jednostronnym algorytmem).
Podstawa prawna:art. 6 ust. 1 lit. b RODO – niezbędność do wykonania umowy o świadczenie usługi drogą elektroniczną (prowadzenie konta).
Okres przechowywania:do czasu zgłoszenia żądania usunięcia Konta przez Klienta lub rozwiązania umowy przez Administratora zgodnie z Regulaminem.
2. Obsługa, realizacja zamówień i dostawa towarów niekoncesjonowanych oraz komercyjnych usług inżynieryjnych (CNC/3D)
Zakres danych:imię, nazwisko, adres dostawy, adres rozliczeniowy, numer telefonu, adres e-mail; w przypadku podmiotów gospodarczych dodatkowo: pełna nazwa firmy i NIP.
Podstawa prawna:art. 6 ust. 1 lit. b RODO – niezbędność do wykonania umowy sprzedaży lub umowy o świadczenie usług.
Okres przechowywania:przez czas niezbędny do pełnej realizacji zamówienia/usługi, a następnie przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń cywilnoprawnych (standardowo 6 lat od końca roku, w którym umowa została sfinalizowana).
3. Obowiązkowa weryfikacja wieku (Kategoria „Towary 18+”)
Zakres danych:imię, nazwisko, data urodzenia, status pełnoletności (potwierdzony dokumentem tożsamości).
Podstawa prawna:art. 6 ust. 1 lit. c RODO – wypełnienie obowiązku prawnego spoczywającego na Administratorze związanego z zakazem udostępniania i sprzedaży wyrobów niebezpiecznych lub ograniczonych wiekowo osobom nieletnim.
Okres przechowywania:dane weryfikowane są w czasie rzeczywistym (przy odbiorze/doręczeniu); Administrator nie archiwizuje skanów dowodów tożsamości, a jedynie odnotowuje fakt pozytywnej weryfikacji.
4. Obsługa procesu internetowej rezerwacji towarów koncesjonowanych oraz weryfikacja usług w zakresie koncesjonowanym
Zakres danych:imię, nazwisko, adres e-mail, adres zamieszkania/siedziby, numer PESEL, numer telefonu, seria i numer dokumentu tożsamości, seria i numer pozwolenia na broń / promesy lub poświadczeń koncesyjnych podmiotu.
Podstawa prawna:art. 6 ust. 1 lit. b RODO (działania dążące do zawarcia umowy i podjęte na żądanie osoby przed jej zawarciem) w zw. z przepisami ustawy z dnia 13 czerwca 2019 r. o wykonywaniu działalności gospodarczej w zakresie wytwarzania i obrotu materiałami wybuchowymi, bronią, amunicją oraz wyrobami i technologią o przeznaczeniu wojskowym lub policyjnym.
Okres przechowywania:do momentu sfinalizowania zakupu/usługi w stacjonarnym punkcie sprzedaży lub anulowania/wygaśnięcia rezerwacji internetowej.
5. Wypełnianie ustawowych obowiązków prawnych, podatkowo-księgowych oraz ewidencyjnych (Kontrola Koncesyjna i Eksportowa)
Zakres danych:dane niezbędne do wystawienia faktury VAT (imię, nazwisko, adres, NIP) oraz pełne dane wymagane przepisami prawa do prowadzenia urzędowych ksiąg ewidencji obrotu bronią, amunicją oraz towarami i technologiami o znaczeniu strategicznym (dual-use).
Podstawa prawna:art. 6 ust. 1 lit. c RODO – wypełnienie obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze wynikającego z przepisów ustawy o podatku od towarów i usług, Ordynacji podatkowej, ustawy o rachunkowości, ustawy o wykonywaniu działalności w zakresie obrotu bronią oraz ustawy o obrocie z zagranicą towarami, technologiami i usługami o znaczeniu strategicznym.
Okres przechowywania:dane księgowe – przez okres 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Dane ewidencyjne dotyczące obrotu bronią i towarami strategicznymi – przez rygorystyczne, wieloletnie lub wieczyste okresy przechowywania rejestrów określone wprost w przepisach ustaw koncesyjnych i kontrolnych.
6. Obsługa procedur reklamacyjnych oraz oświadczeń o odstąpieniu od umowy
Zakres danych:imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, adres korespondencyjny, numer zamówienia, numer rachunku bankowego (w celu realizacji zwrotu środków).
Podstawa prawna:art. 6 ust. 1 lit. c RODO – wypełnienie obowiązku prawnego wynikającego z przepisów ustawy o prawach konsumenta oraz Kodeksu Cywilnego (rękojmia/zgodność towaru).
Okres przechowywania:przez czas trwania procedury reklamacyjnej/zwrotu oraz przez okres niezbędny do obrony lub dochodzenia roszczeń (standardowo 1 rok od zakończenia procedury).
7. Obsługa formularza kontaktowego, zapytań ofertowych i bieżącej korespondencji (e-mail/telefon)
Zakres danych:imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, nazwa podmiotu, treść wiadomości, załączone pliki techniczne i specyfikacje CAD.
Podstawa prawna:art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na sprawnej komunikacji, budowaniu relacji z klientami, obsłudze zapytań techniczno-ofertowych oraz ochronie przed nadużyciami.
Okres przechowywania:do czasu ostatecznego zakończenia korespondencji handlowej/technicznej lub zgłoszenia skutecznego sprzeciwu przez Klienta, nie dłużej jednak niż przez okres 2 lat od ostatniego kontaktu.
8. Działania marketingowe i informacyjne (Newsletter)
Zakres danych:imię, adres e-mail.
Podstawa prawna:art. 6 ust. 1 lit. a RODO – dobrowolna, wyraźna zgoda Klienta wyrażona w Serwisie.
Okres przechowywania:do momentu wycofania zgody przez Klienta (wypisania się z subskrypcji Newslettera).
§ 3. Kategorie odbiorców danych osobowych
W celu zapewnienia najwyższego poziomu obsługi, prawidłowego działania Sklepu oraz realizacji restrykcyjnych procedur prawnych, dane osobowe mogą być przekazywane następującym kategoriom podmiotów przetwarzających:
- 1.Dostawcom usług technologicznych, IT oraz hostingu (w tym podmiotom utrzymującym infrastrukturę serwerową oraz systemy e-commerce).
- 2.Operatorom płatności elektronicznych (w celu bezpiecznego procesowania i autoryzacji transakcji on-line).
- 3.Podmiotom świadczącym usługi logistyczne, pocztowe i kurierskie (w celu doręczania przesyłek niekoncesjonowanych, w tym kurierom realizującym procedurę weryfikacji tożsamości i pełnoletności odbiorcy).
- 4.Podmiotom świadczącym zewnętrzne usługi księgowe, audytorskie, prawne oraz doradcze na rzecz Administratora.
- 5.ORGANOM PAŃSTWOWYM I SŁUŻBOM: W związku ze specyfiką branży, w przypadkach określonych przepisami prawa, Administrator ma bezwzględny obowiązek udostępnić dane osobowe uprawnionym organom państwowym – w szczególności Policji, Żandarmerii Wojskowej, Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, organom celno-skarbowym, sądom, prokuraturze oraz organom kontroli obrotu towarami o znaczeniu strategicznym (Ministerstwo Rozwoju i Technologii) – wyłącznie w granicach uprawnień i obowiązków wynikających z ustaw koncesyjnych, karnych i karnoskarbowych.
§ 4. Profilowanie i transfer danych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG)
- 1.Dane osobowe Klientów nie będą wykorzystywane do podejmowania decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałoby wobec Klienta skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na niego wpływało.
- 2.Wykorzystywanie plików cookies do celów statystycznych lub personalizacji reklam nie stanowi profilowania w rozumieniu decyzji zautomatyzowanych.
- 3.Administrator co do zasady nie przekazuje danych osobowych poza obszar EOG. W przypadku korzystania z globalnych dostawców narzędzi analitycznych lub marketingowych (np. Google LLC, Meta Platforms), transfer danych odbywa się wyłącznie z zachowaniem najwyższych standardów bezpieczeństwa, w oparciu o Standardowe Klauzule Umowne (SCC) zatwierdzone przez Komisję Europejską lub w ramach ram prawnych certyfikowanych umów międzynarodowych zapewniających odpowiedni stopień ochrony danych.
§ 5. Prawa osób, których dane dotyczą
Zgodnie z RODO, każdemu Klientowi/Użytkownikowi przysługują następujące niezbywalne prawa:
- 1.Prawo dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii (Art. 15 RODO).
- 2.Prawo do sprostowania (poprawiania) swoich danych (Art. 16 RODO).
- 3.Prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) (Art. 17 RODO) – z wyłączeniem sytuacji, w których przetwarzanie jest niezbędne do wywiązania się z prawnego obowiązku (np. urzędowe rejestry ewidencji broni, obowiązki podatkowe).
- 4.Prawo do ograniczenia przetwarzania danych (Art. 18 RODO).
- 5.Prawo do przenoszenia danych do innego administratora (Art. 20 RODO).
- 6.Prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora (Art. 21 RODO).
- 7.Prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem (dotyczy np. subskrypcji Newslettera).
- 8.W celu realizacji swoich praw Użytkownik może skontaktować się pod następującym adresem poczty elektronicznej: rodo@hydra-arms.pl.
- 9.Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa), w przypadku uznania, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy prawa.
Data wejścia w życie
18 czerwca 2026